Hoe contacten best worden ingesteld in de CONTACTEN-app om verschuivingen in personeel bij uw contacten zo vlot mogelijk op te vangen in uw eigen werking.
Contacten bevatten zowel uw klanten als uw leveranciers. Zowel bedrijven als personen kunnen als contact worden ingesteld en aan elkaar verbonden.
Ik ga hierbij niet alle velden overlopen aangezien de meeste voor de hand liggend zijn, maar wel enkele tips geven om uw gegevens consistent te beheren.
Bedrijven
BTW-nummer
Wanneer u een bedrijf wenst toe te voegen begint u best met het invullen van het BTW-nummer zonder spaties of punten. Hierdoor worden de gegevens van het bedrijf reeds opgezocht in een internationale databank van bedrijven en reeds voor u ingevuld. U kan deze gegevens steeds achteraf aanpassen.
Naam
Zet steeds de vennootschapsvorm achteraan de naam, en niet ervoor. Zo voorkomt u dat u dat u later door een hele lijst van 'BV ...' moet scrollen om het juiste bedrijf te vinden.
Gebruik bij het bedrijf steeds het algemeen e-mailadres van het bedrijf (meestal info@...). Een persoonlijk e-mailadres of een e-mailadres van een afdeling (bv. boekhouding@...) kunt u later ingeven bij de contactpersoon of de afdeling.
Telefoon
Gebruik steeds de internationale schrijfwijze (beginnend met + gevolgd door de landscode), zonder speciale tekens (zoals ( ) / .) en zonder de voorloop 0. Spaties worden door Odoo automatisch toegevoegd voor de leesbaarheid afhankelijk van het land. Bv. +32479200100 wordt opgeslagen als +32 479 20 01 00.
Gebruik bij het bedrijf steeds het algemeen telefoonnummer van het bedrijf (meestal een vast nummer). Een persoonlijk telefoonnummer (GSM of rechtstreeks nummer) of een rechtstreeks telefoonnummer van een afdeling kunt u later ingeven bij de contactpersoon of de afdeling.
Taal
Indien uw database voor meerdere talen is geconfigureerd dan krijgt uw contact automatisch de systeem e-mails in de taal die u hier selecteert.
Contacten-tab
In de Contacten-tab kan u de contacten voor dit bedrijf toevoegen. Dit kunnen personen, afdelingen, facturatie-, leverings- of andere adressen zijn.
Hier kan u steeds het rechtstreekse e-mailadres en telefoonnummer (GSM) ingeven voor elk contact.
Contact
Gebruik dit voor contactpersonen (zaakvoerders, vertegenwoordigers, aankopers, ...).
Factuuradres
Het e-mailadres van een factuuradres wordt door Odoo automatisch gebruikt om de facturen en betalingsherinneringen voor dit bedrijf naartoe te sturen.
Best vult u hier ook steeds een algemene naam in bij het factuuradres (bv. Boekhouding) en geen persoonlijke naam.
Afleveradres
Een afleveradres kan worden geselecteerd bij een bestelling van een klant. Het geselecteerde afleveradres en het bijhorende telefoonnummer zullen op het leveringsdocument worden weergegeven.
Best vult u hier ook steeds een algemene naam in bij het afleveradres (bv. Magazijn Ranst) en geen persoonlijke naam.
Ander adres
Indien een bedrijf meerdere vestigingen onder eenzelfde entiteit heeft kunnen die hier worden toegevoegd.
Best vult u hier ook steeds een algemene naam in bij het afleveradres (bv. Vestiging Ranst) en geen persoonlijke naam.
BELANGRIJK
Indien u gebruik maakt van de INKOOP-app raden wij u aan om bij elke leverancier ook een apart contact voor bestellingen aan te maken met het specifieke e-mailadres waarop uw leverancier uw bestelling verwacht.
Het contact voor de bestellingen geeft u best ook een algemene naam (bv. Inkoop, Bestellingen, Orders, ...) en geen persoonlijke naam.
Ook indien bestellingen naar een persoonlijk e-mailadres van bvb. een vertegenwoordiger dienen gestuurd te worden maakt u best een conact aan voor de vertegenwoordiger én een contact voor de bestellingen, eventueel met hetzelfde e-mailadres.
Op deze manier kan u bij uw producten in de Inkoop-tab bij 'Leverancier' steeds dit contact (bv. Leveranciersnaam, Orders) instellen als leverancier.
Voordelen
- De bestelling komt rechtstreeks op het e-mailadres van het bestelcontact terecht.
- Wanneer het e-mailadres voor de bestellingen zou veranderen (bv. wanneer de vertegenwoordiger verandert) hoeft u enkel het e-mail adres van het bestelcontact aan te passen en niet alle inkoop-regels bij alle producten van die leverancier.